Gestionale per B&B e affittacamere: cosa deve fare davvero

Chi gestisce un B&B o un affittacamere fa tre lavori insieme: vende le camere, accoglie gli ospiti e sbriga la burocrazia. Il problema non è nessuno dei tre, è che ognuno vive in un posto diverso. La prenotazione arriva su Booking.com, il prezzo è su un foglio Excel, la disponibilità è nella testa del titolare, le schedine si scrivono a mano sul portale della Polizia e la tassa di soggiorno si calcola con la calcolatrice al check-out.

Un gestionale per B&B serve a far sì che ogni informazione si scriva una volta sola e poi venga usata ovunque: dal calendario, dal sito, dalla Questura, dalla fattura.

Come si lavora senza gestionale

Il percorso tipico di una prenotazione, fatto a mano, è questo:

1. arriva una richiesta per email o WhatsApp e si controlla a occhio se la camera è libera;
2. si risponde con un prezzo calcolato al momento, magari diverso da quello sul portale;
3. si chiede un bonifico di anticipo e si controlla il conto qualche giorno dopo;
4. si chiude la camera su Booking.com e su Airbnb, uno per uno, sperando di non dimenticarne uno;
5. all'arrivo si fotocopiano i documenti e si compilano le schedine su Alloggiati Web;
6. al check-out si calcola la tassa di soggiorno e si scrive la ricevuta o la fattura.

Ognuno di questi passaggi è un'occasione per sbagliare: un prezzo vecchio, una camera venduta due volte, una schedina dimenticata.

Cosa deve fare un gestionale per B&B

Prima di scegliere un programma, conviene controllare che copra queste cose:

• disponibilità in tempo reale, per camera e per giorno, aggiornata da tutte le prenotazioni;
• prezzi per periodo, con soggiorno minimo, giorni chiusi agli arrivi e possibilità di fermare la vendita;
• un sito che prenota, non solo una vetrina con il modulo di contatto;
• pagamenti online per caparre e saldi, senza bonifici da riconciliare;
• dati degli ospiti raccolti prima dell'arrivo, riutilizzati per la Questura;
• tassa di soggiorno calcolata secondo le regole del tuo comune;
• collegamento con i portali, almeno con il calendario iCal.

Come lo fa Room

Room è pensato per strutture piccole: B&B, affittacamere, case vacanza, piccoli hotel e tour operator che vendono soggiorni con pacchetti.

1. Struttura e camere. Crei la struttura con descrizioni in italiano, inglese e tedesco, foto, servizi, orari e CIN. Per ogni tipologia di camera indichi capienza e quante camere hai: le camere numerate si creano da sole.
2. Tariffe. Un piano tariffario lega trattamento (dal solo pernottamento alla pensione completa), policy di cancellazione e di pagamento. Nel calendario tariffe imposti prezzi e restrizioni, anche in blocco su un periodo.
3. Vendita. Il sito di prenotazione è subito online su room.uxio.it/t/nome-struttura, oppure sul tuo dominio con i piani Pro e Agenzia. Se hai già un sito, incolli il widget di ricerca.
4. Incassi. Colleghi il tuo account Stripe e decidi se chiedere tutto subito, una caparra o niente. Le caparre e i saldi si incassano con carta.
5. Planning. Ogni prenotazione riceve una camera libera in automatico. Nel planning la sposti trascinandola.
6. Ospiti. Sette giorni prima dell'arrivo parte l'email con il check-in online. I dati servono poi per Alloggiati Web e per il riepilogo ISTAT.
7. Fisco. La tassa di soggiorno si calcola in ogni preventivo; dalla prenotazione emetti la fattura elettronica.

Chi fa cosa nel team

Ogni utente ha un ruolo: titolare (tutto), manager, revenue (tariffe e promozioni), reception (prenotazioni, planning, arrivi e adempimenti) e marketing (contenuti, email, clienti). Il titolare può cambiare i permessi di ogni ruolo. Se fai tutto da solo, sei titolare e basta.

Cosa Room non fa

Meglio saperlo prima:

• non sostituisce il commercialista. La fattura elettronica applica l'IVA al 10% sull'alloggio: è adatta a chi è in regime ordinario. Se sei forfettario o affitti senza partita IVA, verifica prima con il tuo consulente;
• non incassa la tassa di soggiorno online. La calcola e la scrive nella conferma come importo da saldare in struttura;
• il collegamento con Booking.com ed Expedia passa da Channex, un channel manager esterno con il suo abbonamento. Senza Channex resta l'iCal, che ha i suoi tempi di aggiornamento;
• il sito parla la lingua che scegli per la struttura. Le descrizioni si scrivono in italiano, inglese e tedesco, le email agli ospiti si personalizzano per lingua.

Per chi è

Inizia

Apri la demo e guarda una struttura già impostata, poi confronta i piani e i prezzi. Tutte le funzioni sono descritte nella pagina Funzioni, le altre guide sono nelle Guide.