Check-in online per gli ospiti: i documenti prima dell'arrivo
Il check-in online per B&B, affittacamere e case vacanza: l'ospite inserisce i dati di tutti prima di arrivare, i documenti sono cifrati e i dati vanno ad Alloggiati Web senza ricopiarli.
Il momento del check-in è quello in cui l'ospite è più stanco e tu sei più di corsa. Valigie in mano, quattro documenti da fotocopiare, la penna che non scrive, e intanto suona il telefono. Il check-in online sposta questo lavoro prima dell'arrivo: l'ospite inserisce i dati da casa, con calma, e tu in reception ti limiti a verificare l'identità e consegnare le chiavi.
C'è anche un secondo vantaggio, meno visibile: i dati scritti dall'ospite sono gli stessi che vanno alla Questura. Se li raccogli nel formato giusto, non li ricopi più.
Come si fa senza
- Fotocopie o foto dei documenti fatte al bancone, poi ricopiate su Alloggiati Web.
- Moduli PDF mandati per email, compilati a metà, rimandati indietro.
- Foto dei documenti su WhatsApp, che restano nel telefono per mesi.
L'ultima è la più comoda e la meno sicura: documenti d'identità sparsi in chat che nessuno cancella.
Come lo fa Room
- L'invito parte da solo. Ogni mattina Room manda l'email di pre-arrivo alle prenotazioni confermate che arrivano nei prossimi 7 giorni e non hanno ancora fatto il check-in. Il link è anche nella pagina della prenotazione.
- L'ospite compila per tutti. Per ogni ospite: nome, cognome, sesso, data di nascita, Stato di nascita e cittadinanza, comune e provincia di nascita per chi è nato in Italia. Per il primo ospite anche tipo, numero e luogo di rilascio del documento. Comuni e Stati si scelgono dalle tabelle di Alloggiati Web.
- I documenti sono protetti. Il numero del documento è salvato cifrato e viene cancellato dopo l'invio ad Alloggiati Web. Room non chiede foto dei documenti.
- La reception sa chi è pronto. Nella pagina Oggi ogni arrivo mostra se il check-in online è stato fatto. Un tocco su Check-in quando l'ospite arriva e la sua barra nel planning diventa verde.
- I dati servono a tutto. Le stesse schede vanno ad Alloggiati Web, nel movimento ISTAT del mese e, con le date di nascita, aiutano a controllare le esenzioni della tassa di soggiorno.
Cosa vede l'ospite
Una pagina con il nome della struttura, le date del soggiorno e un modulo per ogni ospite, nella lingua della struttura. Funziona dal telefono, senza app e senza account: il link è personale e firmato.
Checklist
- L'email di pre-arrivo spiega perché chiedi i dati e cosa ne fai
- La policy privacy della struttura cita la raccolta dei dati per la Questura
- In reception si controlla l'identità con le modalità indicate dalla Questura
- Chi arriva senza check-in online lo fa al bancone dal suo telefono, con il link dell'email
- Niente più foto di documenti su WhatsApp
Cosa non fa
Room non fa il riconoscimento dell'ospite da remoto e non legge i documenti da una foto. Il check-in online raccoglie i dati; l'identificazione resta al gestore.
Inizia
Guarda la pagina Oggi e una prenotazione con il check-in completato nella demo. Il check-in online è incluso in tutti i piani; le altre funzioni per gli ospiti sono in Funzioni.
Domande frequenti
Quando riceve l'ospite il link per il check-in online?
Room manda l'email di pre-arrivo ogni mattina alle prenotazioni confermate con arrivo entro 7 giorni che non hanno ancora fatto il check-in. Il link è anche nella pagina della prenotazione, raggiungibile dall'email di conferma.
Quali dati deve inserire l'ospite?
Per ogni ospite nome, cognome, sesso, data di nascita, Stato di nascita e cittadinanza, più comune e provincia se è nato in Italia. Per il primo ospite anche tipo, numero e luogo di rilascio del documento. Sono i dati che servono per Alloggiati Web.
Il check-in online sostituisce il controllo dei documenti?
No. Il check-in online raccoglie i dati in anticipo, ma l'identificazione dell'ospite resta un compito del gestore. Sulle modalità ammesse, di persona o a distanza, segui le indicazioni della tua Questura.
Dove finiscono i numeri dei documenti?
Sono salvati cifrati nel database e Room li cancella subito dopo l'invio ad Alloggiati Web. Restano i dati anagrafici dell'ospite legati alla prenotazione.
Posso cambiare il testo dell'email di pre-arrivo?
Sì. Dalla pagina Email riscrivi il testo per ogni lingua partendo da quello predefinito, con i segnaposto come il nome dell'ospite, la data di arrivo e il link alla prenotazione.