Planning camere: chi dorme dove, senza tabellone di carta
Il planning camere online: una riga per camera, assegnazione automatica, spostamenti con trascinamento e una riga per le prenotazioni senza camera. Come funziona in Room.
Il tabellone delle camere è la prima cosa che si guarda la mattina: chi arriva, chi parte, quale camera va rifatta. Su carta o su un foglio di calcolo funziona finché le prenotazioni non cambiano. Poi un ospite allunga di una notte, un altro chiede la camera con il balcone, una prenotazione arriva da Booking.com mentre stavi spostando qualcuno, e il tabellone non è più quello vero.
Un planning camere online risolve il problema alla radice: è disegnato a partire dalle prenotazioni, non accanto a loro.
Perché il tabellone a mano smette di funzionare
- Due fonti di verità. La prenotazione è nel portale, la camera assegnata è sul foglio. Se cambi una delle due, l'altra resta indietro.
- I buchi. Assegnare le camere in ordine di arrivo lascia notti singole scoperte che nessuno può prenotare.
- Gli spostamenti a catena. Per far posto a un soggiorno lungo devi spostare due ospiti, e a mano è facile sovrapporli.
- Le camere fuori servizio. Una camera in manutenzione va tolta dalla vendita, non solo segnata in rosso.
Come lo fa Room
Il planning di Room ha una riga per ogni camera fisica e una colonna per ogni giorno. Ogni prenotazione è una barra colorata dallo stato:
| Colore | Stato |
|---|---|
| Giallo | Da pagare: la prenotazione aspetta il pagamento online |
| Blu | Confermata |
| Verde | In casa: check-in fatto |
| Grigio | Partita |
- Assegnazione automatica. Quando nasce una prenotazione, dal sito, dal pannello, da un'agenzia o da un portale, Room le dà la prima camera libera della tipologia per tutto il soggiorno. Non spezza il soggiorno su camere diverse.
- Trascinamento. Prendi una barra e la porti su un'altra camera della stessa tipologia. Se la camera è già occupata in quelle notti o è fuori servizio, ricevi un avviso e lo spostamento non avviene.
- La riga «Da assegnare». Se una prenotazione arriva quando non c'è una camera libera per tutte le sue notti, per esempio un overbooking da un portale, finisce in questa riga. Con Assegna camere libere Room prova a sistemarle tutte; quelle che restano le gestisci tu.
- Dal planning alla prenotazione. Un clic sulla barra apre la prenotazione con ospite, camere, servizi, pagamenti e dati del check-in online.
Le camere fisiche
Per ogni tipologia indichi quante camere hai: Room crea le camere numerate da sole. Puoi rinominarle (per esempio «Camera Limone» al posto di «103»), indicare il piano o metterle fuori servizio. Per ostelli e camerate c'è la vendita a posto letto: ogni ospite occupa un letto e paga a persona.
La mattina in reception
La pagina Oggi è la versione da telefono del planning: arrivi, partenze, ospiti in casa, chi ha fatto il check-in online e quanto resta da incassare. Un tocco su Check-in o Check-out aggiorna lo stato, e la barra nel planning cambia colore.
Checklist per tenere il planning pulito
- Ogni tipologia ha il numero giusto di camere
- Le camere in manutenzione sono fuori servizio
- La riga «Da assegnare» è vuota prima di ogni weekend
- Check-in e check-out vengono segnati il giorno stesso
- Le prenotazioni dei portali arrivano dal channel manager, non ricopiate a mano
Cosa non fa
Il planning sposta le prenotazioni solo tra camere della stessa tipologia e non riorganizza da solo le prenotazioni già assegnate per chiudere i buchi: l'assegnazione automatica avviene quando la prenotazione nasce, o quando premi «Assegna camere libere» per quelle senza camera.
Inizia
Guarda il planning nella demo, con una settimana di prenotazioni di esempio. Le altre funzioni per camere e reception sono in Funzioni; i piani sono nella pagina Prezzi.
Domande frequenti
Che differenza c'è tra disponibilità e planning?
La disponibilità dice quante camere di un tipo restano libere in una notte. Il planning dice quale camera fisica occupa ogni ospite. Room vende sulla disponibilità per tipologia e assegna la camera fisica in automatico, così puoi spostare un ospite tra due doppie senza toccare le vendite.
Posso spostare una prenotazione su una camera di un altro tipo?
No, nel planning lo spostamento è tra camere della stessa tipologia: la prenotazione è stata venduta e pagata come quella tipologia. Per un cambio di categoria modifica la prenotazione.
Cosa succede se una camera va fuori servizio?
Nella scheda della tipologia metti la camera fuori servizio. Se provi a spostarci una prenotazione ricevi un avviso, e le nuove prenotazioni non la ricevono in assegnazione.
Il planning si vede dal telefono?
Sì, ma per la reception da telefono è più comoda la pagina Oggi, con arrivi, partenze e ospiti in casa del giorno, lo stato del check-in online e quanto resta da incassare.
Le prenotazioni di Booking.com compaiono nel planning?
Sì, se usi il channel manager Channex: arrivano come prenotazioni e ricevono una camera come le altre. Se non c'è una camera libera finiscono nella riga Da assegnare. Con l'iCal arrivano invece come notti bloccate, non come prenotazioni con il nome dell'ospite.