Caparra e pagamenti online per B&B: l'anticipo senza bonifici da controllare
Chiedere la caparra e il saldo online per un B&B o una casa vacanza senza bonifici da controllare: policy di pagamento, penali di cancellazione, promemoria del saldo e Stripe sul tuo conto.
Chiedere un anticipo protegge dalle cancellazioni all'ultimo minuto e dai no-show. Il problema è come chiederlo. Con il bonifico mandi l'IBAN, aspetti, controlli il conto, ricolleghi il versamento alla prenotazione giusta e, se non arriva, devi decidere se liberare la camera. Con i pagamenti online l'ospite paga mentre prenota e la prenotazione è confermata solo quando il pagamento è arrivato.
Come si fa a mano
- L'ospite chiede disponibilità e tu rispondi con prezzo e condizioni.
- Mandi l'IBAN e chiedi una percentuale entro qualche giorno.
- Controlli il conto finché non vedi il bonifico, spesso con una causale incompleta.
- Ricordi all'ospite il saldo qualche giorno prima dell'arrivo, se te ne ricordi.
- Se cancella, calcoli la penale e restituisci la differenza.
Come lo fa Room
1. Colleghi Stripe
Dalla pagina Pagamenti online avvii la procedura guidata di Stripe: crei o colleghi il tuo account Stripe, inserisci i dati della struttura e il conto su cui ricevere i versamenti. Quando Stripe abilita gli incassi, il pagamento compare nel checkout del tuo sito. L'ospite paga con carta, Apple Pay o Google Pay.
2. Scegli la policy di pagamento
Ogni piano tariffario ha la sua policy:
| Policy | Cosa paga l'ospite alla prenotazione |
|---|---|
| Prepagato | Tutto il soggiorno |
| Caparra + saldo | Una percentuale o un importo fisso; il saldo entro N giorni dall'arrivo |
| Pagamento in struttura | Niente online |
Così puoi avere, per la stessa camera, una tariffa flessibile con caparra del 30% e una non rimborsabile prepagata e scontata.
3. Scegli la policy di cancellazione
Le penali si scrivono a scaglioni in base ai giorni prima dell'arrivo, per esempio 30% da 14 giorni prima e 100% da 3 giorni prima, più la penale per il no-show. Una tariffa può essere non rimborsabile. Quando cancelli una prenotazione, Room calcola la penale con la policy che l'ospite ha accettato al momento della prenotazione, anche se nel frattempo l'hai cambiata.
4. Room tiene la camera mentre l'ospite paga
Durante il pagamento la camera è bloccata per 30 minuti. Se il pagamento non arriva, la prenotazione decade e la camera torna in vendita da sola: niente camere ferme per un bonifico che non arriverà.
5. Il saldo
Per le tariffe con caparra, quando arriva il giorno stabilito Room manda all'ospite il promemoria del saldo con il link per pagare online. Nell'elenco delle prenotazioni la scheda Da pagare mostra cosa resta da incassare; la pagina Oggi lo mostra per gli arrivi del giorno.
Checklist prima di attivare i pagamenti
- L'account Stripe è abilitato agli incassi (la pagina Integrazioni lo indica)
- Ogni piano tariffario ha una policy di pagamento e una di cancellazione
- La caparra non supera ciò che sei disposto a restituire in caso di cancellazione gratuita
- Le condizioni sono scritte in modo chiaro nella descrizione della tariffa
- Le email di conferma e di saldo hanno il tono che vuoi (si modificano per lingua)
Cosa non fa
Room non salva le carte degli ospiti e non addebita il saldo in automatico: lo chiede con un link. Non incassa la tassa di soggiorno, che resta da saldare in struttura. Le commissioni sui pagamenti sono quelle del tuo account Stripe.
Inizia
Guarda checkout e policy nella demo: ci sono una tariffa flessibile con caparra del 30% e saldo 7 giorni prima, e una non rimborsabile prepagata. Le altre funzioni di vendita diretta sono in Funzioni; i piani in Prezzi.
Domande frequenti
I soldi della caparra dove arrivano?
Sul tuo account Stripe, che colleghi a Room dalla pagina Pagamenti online con la procedura guidata di Stripe. Da lì Stripe li versa sul tuo conto bancario con i tempi del tuo account. Room non tiene i soldi.
Posso chiedere una caparra fissa invece che in percentuale?
Sì. Nella policy di pagamento scegli caparra in percentuale sul totale o di importo fisso, e quanti giorni prima dell'arrivo va pagato il saldo.
Il saldo viene addebitato in automatico?
No. Room non salva la carta dell'ospite: quando arriva il momento manda il promemoria del saldo con il link per pagare online. Se l'ospite preferisce pagare in struttura, incassi come fai di solito: oggi Room non ha un pulsante per registrare a mano un saldo pagato in struttura.
Come si calcola la penale se l'ospite cancella?
Con la policy di cancellazione che l'ospite ha accettato al momento della prenotazione: per esempio 30% da 14 giorni prima e 100% da 3 giorni prima, più la penale di no-show. Se nel frattempo cambi la policy, per le prenotazioni già fatte vale quella accettata.
Caparra confirmatoria o acconto: che differenza fa?
Sono istituti diversi del codice civile, con conseguenze diverse quando una delle due parti non rispetta l'accordo. Room incassa l'importo che stabilisci nella policy e applica le penali che scrivi; come chiamarlo nelle tue condizioni e quali effetti abbia è una scelta da fare con il tuo consulente.