Schedine Alloggiati Web: inviarle in automatico dal check-in online
Come inviare le schedine degli ospiti ad Alloggiati Web della Polizia di Stato entro le 24 ore, senza ricopiare i documenti: dal check-in online all'invio automatico con il web service.
Chi ospita in Italia deve comunicare le generalità degli ospiti alla Questura, attraverso il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato. È un obbligo previsto dall'articolo 109 del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza e vale per alberghi, B&B, affittacamere, case vacanza e locazioni brevi. In generale la comunicazione va fatta entro le 24 ore successive all'arrivo, e subito all'arrivo per i soggiorni non superiori alle 24 ore.
Il lavoro in sé è semplice. Il problema è il tempo: ogni ospite va ricopiato a mano, campo per campo, dal documento al portale, spesso la sera, spesso con un gruppo di quattro persone appena arrivato.
Come si fa a mano
- All'arrivo chiedi i documenti e controlli l'identità.
- Entri in Alloggiati Web con le credenziali della struttura.
- Per ogni ospite scrivi nome, cognome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza. Per il capofamiglia o l'ospite singolo anche tipo, numero e luogo di rilascio del documento.
- Invii e scarichi la ricevuta.
Gli errori tipici sono quasi sempre gli stessi: comune di nascita scritto in modo diverso dalla tabella del portale, documento rilasciato all'estero senza lo Stato giusto, familiari registrati come ospiti singoli.
In alternativa il portale accetta un file con una riga per ospite, in un formato fisso: è quello che producono i gestionali.
Come lo fa Room
1. I dati arrivano dall'ospite
Sette giorni prima dell'arrivo l'ospite riceve l'email di pre-arrivo con il link al check-in online. Compila i dati di tutti gli ospiti; per il primo anche il documento. Comuni, Stati e luoghi di rilascio si scelgono dalle tabelle di Alloggiati Web, così non ci sono nomi scritti a mano che il portale rifiuta. Il capofamiglia e i familiari vengono registrati con il tipo giusto.
2. Room prepara le schedine
Nella pagina Adempimenti vedi gli arrivi del giorno con lo stato di ognuno. Se manca qualcosa, Room lo dice: «check-in online non completato», «documento incompleto», «comune di nascita mancante».
3. L'invio, in tre modi
| Modo | Come funziona |
|---|---|
| File Alloggiati Web | Scarichi il file degli arrivi del giorno e lo carichi tu sul portale |
| Invia ad Alloggiati Web | Room invia con il web service della Polizia di Stato. Solo verifica controlla le schedine senza registrarle |
| Invio automatico | Ogni ora tra le 12 e mezzanotte Room invia gli arrivi del giorno con il check-in completato |
Per il web service servono utente, password e chiave web service della struttura, da inserire nella scheda Adempimenti della struttura. Password e chiave sono salvate cifrate. La pagina Integrazioni ti dice se le credenziali ci sono e se l'invio automatico è attivo.
4. Dopo l'invio
Ogni ospite inviato riporta la data di invio nella prenotazione. Il numero del documento viene cancellato subito dopo l'invio, perché non serve più: Room tiene solo ciò che serve per lo storico del soggiorno.
E l'ISTAT?
Dalla stessa pagina scarichi il movimento ISTAT del mese: arrivi e presenze per cittadinanza, la base per la comunicazione statistica richiesta dalla tua regione, che ogni regione raccoglie con il suo sistema.
Checklist
- Credenziali e chiave web service inserite nella scheda Adempimenti della struttura
- Una prova con «Solo verifica» andata a buon fine
- Invio automatico attivato
- Email di pre-arrivo attiva, con il link al check-in online
- Ogni sera uno sguardo alla pagina Adempimenti per chi è arrivato senza check-in
- Le ricevute di Alloggiati Web conservate come chiede la Questura
Cosa non fa
Room trasmette i dati, ma non fa l'identificazione dell'ospite al posto tuo: il controllo dei documenti resta un compito del gestore, con le modalità indicate dalla tua Questura. Per gli arrivi senza check-in online i dati vanno completati dall'ospite prima dell'invio: oggi il pannello non ha un modulo per inserirli a mano.
Inizia
Guarda la pagina Adempimenti nella demo. Le funzioni per ospiti e adempimenti sono in Funzioni e sono incluse in tutti i piani. Per la parte fiscale leggi la guida sulla tassa di soggiorno.
Domande frequenti
Entro quando vanno comunicati gli ospiti ad Alloggiati Web?
La regola generale è entro le 24 ore successive all'arrivo, e subito all'arrivo per i soggiorni non superiori alle 24 ore. L'obbligo riguarda alberghi, B&B, affittacamere, case vacanza e anche chi affitta per brevi periodi. Per i casi particolari fa fede la Questura competente.
Cosa serve per l'invio automatico da Room?
Le credenziali di Alloggiati Web della struttura (utente e password) e la chiave del web service, che si genera dal portale Alloggiati Web. Le inserisci nella scheda Adempimenti della struttura, provi con Solo verifica e poi attivi l'invio automatico.
A che ora Room invia le schedine?
Con l'invio automatico attivo, ogni ora tra le 12 e mezzanotte Room invia gli ospiti arrivati quel giorno che hanno completato il check-in online. Puoi anche inviare in qualsiasi momento dalla pagina Adempimenti.
Se un ospite non ha fatto il check-in online?
Quella prenotazione non parte e la pagina Adempimenti la segnala con il motivo, per esempio check-in online non completato o documento incompleto. Chiedi all'ospite di completare il check-in dal link dell'email e invii dalla pagina Adempimenti, oppure registri quell'ospite direttamente su Alloggiati Web.
Room fa anche l'identificazione degli ospiti?
No. Room raccoglie i dati e li trasmette, ma il controllo dell'identità dell'ospite resta responsabilità del gestore. Sulle modalità di identificazione, di persona o a distanza, tra 2024 e 2025 ci sono state indicazioni del Ministero dell'Interno e sentenze diverse: chiedi alla tua Questura cosa vale oggi.