Overbooking in B&B e case vacanza: perché succede e come evitarlo

L'overbooking nelle piccole strutture quasi mai è una scelta: è la stessa camera venduta due volte perché un calendario non sapeva cosa era successo sull'altro. Booking.com conferma una prenotazione alle 10:12, Airbnb ne conferma un'altra per le stesse notti alle 10:25, e te ne accorgi la sera.

Evitarlo significa ridurre il tempo in cui i calendari non sono allineati, e accorgersi subito quando succede comunque.

Perché succede

• Calendari aggiornati a mano. Ogni prenotazione va chiusa su ogni portale. Basta saltarne uno.
• Ritardo dell'iCal. Il calendario iCal non è istantaneo: ogni piattaforma lo rilegge ogni tanto, con tempi che decide lei. Nella finestra tra una lettura e l'altra la camera risulta ancora libera.
• Richieste dirette. Una prenotazione presa al telefono non chiude niente finché qualcuno non la scrive da qualche parte.
• Pagamenti lenti. Se tieni la camera «in attesa del bonifico», nel frattempo la stai ancora vendendo altrove, o la stai bloccando per niente.

Come si fa a mano

Chi lavora senza gestionale di solito tiene un calendario «madre» (carta, Google Calendar, foglio di calcolo) e ci riporta ogni prenotazione, poi chiude le date sugli altri portali. Funziona con pochi arrivi a settimana e una persona sola che fa tutto. Diventa fragile appena i canali sono tre o le prenotazioni arrivano di notte.

Come lo fa Room

Room tiene una sola disponibilità per tipologia e per notte, aggiornata da tutte le prenotazioni, e la manda fuori nel modo più veloce che hai a disposizione.

1. Sul tuo sito non si vende due volte. Durante il checkout Room blocca la disponibilità mentre la scala e tiene la camera per 30 minuti in attesa del pagamento. Se il pagamento non arriva, la camera si libera da sola.
2. Con il channel manager, Room invia disponibilità, prezzi e restrizioni a Booking.com, Expedia e Airbnb tramite Channex a ogni prenotazione o modifica, e ne riceve le prenotazioni (controllo ogni 10 minuti, più le notifiche in arrivo da Channex).
3. Con l'iCal, Room importa le date occupate dai portali ogni 30 minuti e pubblica un calendario per ogni tipologia con le notti esaurite, che i portali leggono con i loro tempi. Per la scelta tra i due vedi la guida su come sincronizzare i calendari di Airbnb e Booking.com.
4. Se succede, lo vedi. Le prenotazioni dai portali vengono sempre registrate, perché il portale le ha già confermate. Se non c'è una camera libera per tutte le notti, finiscono nella riga «Da assegnare» del planning.

Cosa fare quando trovi un overbooking

1. Apri il planning e guarda la riga «Da assegnare».
2. Prova Assegna camere libere: a volte basta spostare un ospite su un'altra camera della stessa tipologia.
3. Se non c'è posto, contatta subito l'ospite: proponi un'altra tipologia, altre date o una struttura vicina.
4. Cancella la prenotazione dal portale da cui è arrivata, con le regole di quel portale.

Checklist anti-overbooking

• Ogni tipologia ha il numero di camere giusto, senza camere «di riserva» non dichiarate
• Tutti i portali sono collegati, con Channex o con l'iCal, in entrambe le direzioni
• Le prenotazioni al telefono si inseriscono subito nel pannello
• Lo stop sell si mette in Room, non sul singolo portale
• La riga «Da assegnare» si controlla ogni giorno

Cosa non fa

Room non può accorciare i tempi con cui Airbnb o Booking.com rileggono un calendario iCal. Se vendi molto su più portali, il channel manager è la scelta più sicura; serve un account Channex, disponibile nei piani Pro e Agenzia.

Inizia

Guarda come arrivano le prenotazioni nel planning della demo, poi confronta i piani. Tutto su portali e partner è nella pagina Funzioni.